Metadata e dokumentit

Kur merrni dokumentin, për shembull një faturë, ju gjithashtu merrni të dhënat e përgjithshme të faturës; datën dhe vendin e lëshimit, shumën, dërguesin etj. Kur fatura kalon në procesin e likuidimit, mund të pajiset me metadata shtesë që ndihmojnë në vendosjen logjike të dokumentit brenda një organizate.

Metadata e dokumenteve individuale janë të bashkangjitura me dokumentin dhe janë të dukshme në të gjitha format në PANTHEON.

Kjo kapitull paraqet se si të përdoren veçoritë e metadata.

PËRMBLEDHJE E RASTIT Në burimet njerëzore, personi përgjegjës dëshiron të pajisë një kontratë të të drejtave të autorit me metadata kur e importon atë në Dokumentacion: subjekt, klasifikim, datën e përfundimit të kontratës dhe vlefshmërinë e kontratës. Me të dhëna të përcaktuara shtesë, dokumenti i dëshiruar do të jetë më i lehtë për t'u gjetur dhe, gjatë rishikimit të dokumentit, të dhënat kryesore nga kontrata do të merren më shpejt. Më poshtë, shihni se si të përdorni metadata në dokumentacion: Caktimi i fushave për futjen e metadata në Klasifikim Futja e metadata kur importoni një dokument në Dokumentacion Kërkimi i dokumenteve sipas metadata

1.Caktimi i fushave për futjen e metadata në Klasifikim

Personi përgjegjës dëshiron të përcaktojë fusha për futjen e metadata.

Personi përgjegjës cakton klasifikime individuale në Skema e Klasifikimit.

Në këtë rast, personi përgjegjës zgjedh klasifikimin: 112 - Marrëveshja e të drejtave të autorit dhe klikon në Metadata tab.

Fushat e dëshiruara për futjen e metadata krijohen duke kopjuar nga një klasifikim tjetër, duke klikuar në butonin Kopjo. Në këtë rast, klasifikimi: 112 - Marrëveshja e të drejtave të autorit përcakton fushat e mëposhtme:

Subjekti

• - për futjen dhe kërkimin e dokumenteve sipas Subjektit; Klasifikimi

• - për futjen dhe kërkimin e dokumenteve sipas Klasifikimit; Data e përfundimit

• - për futjen dhe kërkimin e dokumenteve sipas Datës së përfundimit; Data e vlefshmërisë

• - për futjen dhe kërkimin e dokumenteve sipas Datës së vlefshmërisë. Në kutinë e kontrollit

• Detyrueshme, e Dukshme , personi përgjegjës përcakton që futja e të dhënave është e detyrueshme dhe fushat janë të dukshme.PARALAJMËRIM

Rregulloni cilësimet për fusha për futjen e metadata në një Klasifikim kur filloni të përdorni metadata. Nëse është e nevojshme, mund të shtoni më shumë më vonë. Nëse tashmë keni përcaktuar cilësimet për fusha për futjen e metadata, kaloni këtë hap. 2.

Futja e metadata kur importoni një dokument në Dokumentacion Një dokument pajiset me metadata kur importohet

nëDokumentacion . Në këtërast, personi përgjegjës importon Marrëveshjen e të drejtave të autorit të një punonjësi të ri të projektit. Kjo bëhet si më poshtë:Hapja e

• dosjes së Personelit dhe klikimi në panelin Dokumente . Pastaj, klikimi nëbutonin në shiritin e detyrave

• ( Importo/Ekspo të Dhëna ).Nga menuja rënëse, personi përgjegjës zgjedh opsionin:

• Skano dhe importo. Kur dokumenti importohet në eDokumentacion, personi përgjegjës pajis dokumentin me metadata të munguar dhe të kërkuar nëtab Metadata

• (siç shihet në figurën më poshtë). 3. Kërkimi i dokumenteve sipas metadata Në hapin e tretë, personi përgjegjës dëshiron të

gjejë një Marrëveshje të të drejtave të autorit specifike që është importuar në Dokumentacion. Kjo bëhet përmes

formularit Dokumente dhe duke përdorur filtra. Në këtë rast, personi përgjegjës do të kërkojë dokumente duke filtruar regjistrimet përmes tab Metadata. Në tab, personi përgjegjës fut fjalën kyçe të kërkimit: "adele". Duke klikuar dokumentin e zgjedhur dhe duke zgjedhur

• tab Metadata, personi përgjegjës rishikon të dhënat kryesore me të cilat dokumenti është pajisur, pa pasur nevojë të lexojë përmbajtjen e plotë të marrëveshjes. TEMA TË LIDHURA: Dokumente

• Integrimi i Dokumentacionit me të gjitha veçoritë e PANTHEON Dokumente Metadata